Automaatiot ja hyödyt – More is more

​Taloushallinnon automaatioista puhuttaessa enemmän on enemmän. Kuvaavaa on, että automaatioiden hyödyt tilitoimiston ja sen asiakkaan välillä ovat yhä yhteneväisempiä.
 
Yrityksen näkökulmasta hyvä esimerkki taloushallintoon liittyvästä automaatiosta on järjestelmien väliset integraatiot. On hirmuinen helpotus, kun yrityksen omasta toiminnanohjausjärjestelmästä data siirtyy välittömästi vaikkapa laskuksi taloushallinnon järjestelmään. Lasku lähtee verkkolaskuna. Tai tilaus/ostolaskut otetaan vastaan erillisellä järjestelmällä, mutta laskutiedot viedään taloushallinnon järjestelmään automaattisesti, jossa on muukin talousseuranta ja toteumat. Pääperiaate on, että samaa asiaa ei toimiteta kuin yhteen järjestelmään. Toiminnanohjausjärjestelmä ilman kytköstä taloushallintoon on torso.
 
Tilitoimiston ja sen asiakkaan kannalta olisi melko outoa, jos muutoin sulavasti toimiva ketju ja kehitys pysähtyisi tilitoimistoon. Tuleehan laskut verkkolaskuina, onhan asiakas ja tilitoimisto samassa järjestelmässä jne. Entä jos edellä mainitut ovat kyllä kunnossa, mutta verkkolaskuja saapuu 500kpl/kk yhdelle ja useammalle asiakkaalle? Käsitelläänkö ne kaikki käsin? Ei. Olemme menossa siihen suuntaan, että tilitoimiston taloushallinnon ohjelmistot ja omat automaatiojärjestelmät käsittelevät ostolaskut ja tiliotteet ym. aikaa vievät osuudet. Tai ainakin ison osan niistä.

Automatisointi kannattaa aloittaa ison massan ehdoilla. Poikkeukset käsitellään poikkeuksina, ja niiden käsittelyyn pitää panostaa, mutta niiden ehdoilla ei mitään automaatiota kannata alkaa rakentaa. Kaiken tämän seurauksena asiakasyritys voi keskittyä ydintehtäviinsä ja tilitoimisto saa kuukaudet päätettyä nopeammin. Asiakkaalle on tällöin ajantasainen tulos raportoitavissa hyvissä ajoin. Kirjanpitäjä voi keskittyä enemmän asiantuntijuutta vaativaan osuuteen työssään. Kokemukseni perusteella sanoisin, että 99% tilitoimiston asiakkaista haluaa kk-tuloksen ennemmin kuin myöhemmin.

​​Aina silloin tällöin ­­vieläkin kuulee sanottavan: ”automaatio on hyvä lisä, mutta ei kokonaisia taloushallinnon prosesseja voida koskaan täysin automatisoida”. Mielestäni tämä ei ole riittävä tavoitetila. Rimaa pitää nostaa korkeammalle. Ja Likvidillä näin on tehtykin. Kokonaisia prosesseja nimenomaan on tarkoitus automatisoida. Jotta hyöty olisi kiistatonta, se pitää olla mitattavissa: aika, numerot, v-käyrän madaltaminen jne. Automaatioiden taakse tarvitaan ihminen. Hän, joka valvoo, että kaikki menee hyvin. Silloin ollaan kuitenkin jo kaukana siitä, että hän tekisi kaiken itse käsin.
 
 
More is more.
 
Markus Virtanen
Taloushallinnon Automaatiot
Tilitoimisto Likvidi Oy